Estrategia para Pyme: Elabore un plan de acción y
ejecútelo !
Elabore un plan de acción y ejecútelo En muchas
ocasiones es extremadamente complicado mantener la operación de un negocio y
además planear su crecimiento, incluso la solución de las situaciones se da
conforme éstas se presentan, lo que conlleva a estar apagando fuegos y no poder
atacar la raíz de los problemas.
Una situación repetitiva, como por ejemplo la
entrega tardía de mercancía o la falta del reporte de ventas a tiempo, puede ser
solucionada en el momento pero requiere de un análisis y plantación para
deshacernos de ella definitivamente.
La forma más sencilla de solucionar de raíz
problemas prioritarios para la organización o la empresa, considerando como
prioritarios aquellos que afectan los resultados, es simplemente dividirlo en
pedazos, lo cual puede ser diseñado en un pequeño formato de plan de acción que
elabore el equipo ejecutivo de la empresa.
Primero que nada dicho plan de acción debe tener un
objetivo claro, conciso y medible, no podemos iniciar un plan de acción si no
sabemos lo que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo. Por ejemplo, un
objetivo relativo a las quejas de los clientes puede ser: disminución del 50%
de las quejas mensuales por entregas tardías entre el mes de Abril y el mes de
Junio del 2003.
A partir de este punto se deben
especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Las
estrategias muestran en forma general lo que se está planeando hacer, sin que
se especifique exactamente lo que se va a realizar. Estas estrategias deben
mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de
acción.
Después de esto se deben plantear los
pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas
deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso
necesario.
Las tareas deben tener tiempos
específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es
aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal
propósito.
Por último, en la parte de
planeación, se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes
preferentemente deben ser quienes están involucrados en la elaboración del plan
de acción.
Con todos estos elementos se procede
a la ejecución del plan de acción, por lo que cada responsable ya sabe las
tareas que debe llevar a cabo para cumplir las estrategias planteadas y lograr
el objetivo final del plan de acción.
Es aquí donde el seguimiento toma una
gran importancia, puesto que al tener datos tan específicos de las actividades
y tiempos, se hace necesario tener reuniones de evaluación, quizá en la misma
área de trabajo en lugar de una junta aparte, para supervisar los avances de
cada una de las tareas, hacer anotaciones y definir lo que ya se ha cumplido,
lo que hace falta y lo que requiere una segunda evaluación para corregir el
rumbo. Esto facilita darse cuenta de las necesidades insatisfechas para el
cumplimiento de las tareas y permite la corrección para que no se vea afectado
el objetivo en las fechas planeadas.
Una sección en el mismo plan de
acción con las fechas de revisión y supervisión que indique el avance en
porcentaje y algunos comentarios puede ser de gran ayuda para el análisis y
para la evaluación final.
Una vez cumplidos los plazos se debe
realizar una revisión a conciencia y real del logro o no del objetivo,
plantearse nuevos retos o buscar cumplir los ya establecidos. También sirve
como reafirmación del compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese
momento.
Quizá no sea tan sencillo elaborar un
plan de acción porque debemos pensar en cada detalle pero es una tarea
necesaria en cualquier empresa competitiva hoy en día, tampoco todas las
situaciones en nuestras empresas requieren un plan de acción minucioso, es por
ello que hablamos de prioridades en un principio de este artículo.
Por último si lo que falta es tiempo para
desarrollar sus planes de acción que le permitan mejorar las ventas, conocer
los resultados de su empresa, tener la información contable a tiempo, disminuir
sus costos o reducir la rotación de personal, por citar unos pocos ejemplos;
entonces no sólo requiere administrar su empresa sino también su tiempo, siendo
este un tema aparte que trataremos en otro artículo.
Recuerde que los
pasos de un plan de acción efectivo son muy sencillos:
· Objetivo claro, conciso y medible
· Estrategias que reflejen el camino a seguir para
lograr el objetivo
· Tareas que describan los pasos exactos para el
cumplimiento de las estrategias
· Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de
cada tarea
· Responsables directos de cada tarea
· Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento
· Evaluación final para replanteamiento del plan de
acción o elaboración de otro
Un plan de acción nos permite
organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias
que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad.
Asignación: imaginar un caso hipotético de tener una empresa, y crear un objetivo a cumplir para la misma.
Asignación: imaginar un caso hipotético de tener una empresa, y crear un objetivo a cumplir para la misma.